Consulta 201101 Tipos de Asiento Contable y los procesos automáticos de un software contable

Talleres con CPC Dionicio Canahua
SABADO 24 DE NOVIEMBRE – LIMA Taller Práctico Cierre Contable (con ASIENTOS) y Aplicación de la NIC 12
DOMINGO 25 DE NOVIEMBRE – LIMA Taller Contable y Tributario para ONG y Asociaciones sin Fines de Lucro
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Estimados Amigos

Con el presente post iniciamos una nueva categoría en el blog, que estará dedicada a publicar respuestas a algunas preguntas interesantes que recibimos periódicamente. Nuestra política no es responder en el momento, salvo que cuenten con un plan de asesoría con nosotros, pero pensamos que tratar estos temas serán de utilidad de todos ustedes.

Estimado Dionicio,

Por la presente le saludo cordialmente y aprovecho en hacerle una consulta, esperando me pueda absolver la presente desde el punto de vista de sistemas.

Respecto al libro caja y bancos, se tiene que ahora se colocará la contrapartida de la 10 usada, es decir la cuenta asociada a dicho movimiento, del cual se desprenden algunos casos por aplicar.

En el primer caso que el asiento consista de una 10 contra una única cuenta, no hay problema, en caso de 10 a la 14, se colocará la 14 y punto.

El problema viene cuando hay varias contrapartidas y se incluyen registros de diferencia por tipo de cambio automático, o de regularización, compensación o ajuste.

Ejemplo del asiento:

421 200 (Factura pendiente)
423 100 (Letra pendiente)
104 300 (Banco)
671 10 (DTC de la 421 que fue en ME)
421 10 (DTC de la 421 que fue en ME)

Opción 1:

Para esto, la primera opción sería decirle al sistema que ubique las contrapartidas de la 10, para lo cual el sistema tomaría todo lo que está cargado, y ahí se incluye la 421, 423 y 671, sumando S/.310, lo cual excede en S/.10, que sería la DTC, para lo cual la respuesta sencilla es decirle al sistema que no tome la DTC, sin embargo puede suceder que en este asiento se consideró una compensación, ajuste o reclasificación o “n” casos que pudieran presentarse, y como podría decirle al sistema, que tome solo la contraparte que corresponde a la 10. Es obvio que visual o manualmente es identificable, pero el problema es automatizarlo. Y en este caso, sería como agregarle todo el detalle de la contrapartida al libro caja y bancos, y esto ya no sería como un libro diario?.

Opción 2:

La opción 2, sería no tomar detalle ni sumar nada de la contrapartida, sino simplemente considerar la cuenta que tenga el mayor importe para reflejarlo como contrapartida total.

Desde una perspectiva de la teneduría de libros los asientos contables se clasifican en: simples ( de cuenta a cuenta) , mixtas ( de cuenta a varias cuentas o de varias cuentas a cuenta) o complejas (varias cuentas a varias cuentas).

El ingreso de información es realizado por una persona que debe tener conocimiento contable, pues deberá colocar los importes correspondientes a cada transacción, desde la perspectiva de un sistema contable debe tener algún método de validación de cuadre de información ( cumplimiento de la partida doble).

El caso que se plantea en la pregunta anterior se relaciona con un asiento automático, en este caso el referido a la actualización a fecha de balance de los saldos expresados en Moneda Extranjera. Por lo general los softwares contables ofrecen la opción del ajuste automático por diferencia de cambio. A mi parecer intentar que el sistema realice asientos complejos en un problema que es fácilmente superable por todo software contable. Te sugiero que el sistema determine la diferencia de cambio por cada cuenta o subcuenta o divisionaria de ser el caso, ello implica que el registro también se haga de esta manera, es decir realizando diferentes asientos simples.

No me parece correcto que un asiento contable, para efectos del registro automático por medio de un sistema, sea complejo. Debe de separarse operaciones, en el caso propuesto se mezclan en un asiento los pagos de facturas y letras, obviamente al momento de realizar el registro contable la diferencia de cambio sera acumulada con relación a varios conceptos; lo cual desde la óptica de los sistemas informáticos requiere de un mayor nivel de análisis para efectos de registro. Es decir, un asiento por el pago de las letras, otro por las facturas, etc. Este punto debe ser definido por el contador y de esta manera considerar los niveles de registro en el software.