Consulta 201114 ¿Cuales son las condiciones para distinguir una Contabilidad Manual de una Computarizada?

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Procedemos a dar respuesta a un comentario sobre este interesante tema, planteado en un post anterior denominado “Mitos sobre la Contabilidad en Excel”.

Hola
Parece que para aclarar el tema y estemos hablando el mismo idioma (y sobre todo estar seguros que al otro lado de la pantalla se entienda lo que se pretende transmitir), tenemos que recurrir a las definiciones, una por una.

1. ¿Qué es manual? ¿Cuáles son sus límites? ¿Qué institución hace la definición?

2. ¿Qué es sistema contable? ¿Sistema se refiere a lo total o lo parcial? (porque aquí se pregunta por lo parcial y se responde por lo total, pese a la sentencia del TF)

3. ¿Es el Excel un sistema contable? O mejor preguntemos así: ¿es el Excel un software contable?

Todo esto en el marco de los registros auxiliares, porque así están dirigidas las preguntas de los colegas, más aún si el TF ha hecho tal distinción.

Es pertinente comenzar la presente respuesta estableciendo una definición de Sistema Contable. Para ello les propongo las siguientes referencias:

Sistema Contable
Mecanismo formal para recabar, organizar y comunicar información acerca de las actividades de una organización.
Contabilidad Administrativa – Horngren, Sundem y Straton (Pearson Mexico 2006) Página 7

El Sistema Contable debe establecerse de forma que se tenga la seguridad de que se captan todos los hechos contables, que no existen acontecimientos que puedan escapar a la detección del sistema , puesto que ello producira una deficiencia en la información tratada y elaborada.
Contabilidad Financiera 1 – Alcarria Jaime (Universat Jaume 2008) Página 11

Como podemos observar un sistema contable tiene como objetivo brindar información financiera sobre una organización. Horngren resume las etapas que se presentan en un sistema contable, como podemos observar estas guardan una relación con el proceso contable.

El proceso contable implica elaborar la información financiera, pero nos permite clasificar los libros contables desde una perspectiva técnica. Así podemos señalar que los Libros Principales son indispensables para realizar el proceso contable (Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor ) mientras que los Libros Auxiliares son los complementarios. Este concepto es básico para poder entender la Resolución del Tribunal Fiscal 1006-4-99.

El Tribunal Fiscal se pronuncia sobre el hecho que el Contribuyente llevaba de forma “computarizada” el Registro de Compras y Ventas aún cuando de acuerdo a la información extraída en el RUC se llevaba un Sistema de Contabilidad Manual.

Para solucionar esta controversia el Tribunal Fiscal adopta la posición que enunciamos al clasificar los libros desde una perspectiva técnica; considerando como un Sistema Contable a los libros principales, los que son llevados de forma manual. No importando que el Registro de Ventas y Compras sean llevados de forma “computarizada”, porque estos dos últimos libros son considerados auxiliares.

Para responder a la segunda interrogante, podemos afirmar que un Sistema Contable esta conformado por un conjunto de elementos que son necesarios para elaborar la información financiera de una organización. El Tribunal Fiscal adopto una posición minimalista al considerar solamente los libros principales como conformantes del Sistema Contable.

A continuación brindamos nuestras apreciaciones sobre la primera interrogante. ¿Qué entendemos por manual? para ello debemos de considerar dos posibilidades:

Desde una Perspectiva de Libro.-

Existen dos formas de presentación de un libro contable:
Libro Empastado Pre-impreso.- En este caso el registro se lleva de forma manual.
Hojas Sueltas.- En este caso el registro se lleva con el apoyo de algún software.

Desde una Perspectiva del Sistema Contable.-

Considerando la forma de llevado podemos identificar las siguientes formas:

Sistema de Contabilidad Manual.-Es aquel que usa Libros Empastados Pre-Impresos.
Sistema de Contabilidad Mecanizado.-Es aquel que usa Hojas Sueltas o Papel Continuo y registra transacciones con el apoyo de una herramienta informática (software)
Sistema de Contabilidad Electronico.-Es aquel que utiliza un software, donde el registro y presentación de la información se realiza por medios electrónicos.

De acuerdo a lo anterior podemos observar que lo “manual” esta asociado al uso de libros pre-impresos y empastados; en los cuales el registro se realiza haciendo uso de un bolígrafo. Para poder reflexionar sobre este ultimo punto les comento la siguiente situación.

El Libro de Actas de la Empresa Limeñita SA es preimpreso y empastado. Se encuentra legalizado de acuerdo a la normatividad respectiva. Por razones de “modernidad” las actas se han tipeado con ayuda del software “Word”, en consecuencia se imprimen y se pegan en el Libro. ¿Es valida esta situación?

Como podemos observar el pegado de hojas en un libro no es valido, debido a que se presta a la suposición que se han podido pegar más hojas. Esta situación la describe el inciso d) del articulo 6 de la Resolución de Superintendencia 234-2006-SUNAT al señalar que:

“Los libros y registros para efectos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, deberán:
(…)
d) Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario.”

De acuerdo a lo señalado en los párrafos anteriores podemos inferir que lo “manual” se refiere al registro por un bolígrafo. En el caso de utilizar un software se deben usar, como mínimo, hojas sueltas o papel continuo; donde la evidencia del registro se realizara por medio del uso de una impresora.

Siguiendo el criterio establecido por el Tribunal Fiscal, no podemos afirmar que el llevado de los Registros de Compras y Ventas con ayuda de un determinado software ( la resolución no indica que se use el Excel) sea considerado una Contabilidad Manual. Recordemos que si usamos un software la impresión de los libros se dará en hojas sueltas o papel continuo, siendo esta la característica de los libros llevados de forma mecanizada y no de forma manual.

Asimismo con relación a la tercera interrogante ¿Es el Excel un software contable o sistema contable? tenemos los siguientes comentarios.

La Hoja de Cálculo Microsoft Excel no es un sistema contable porque no tiene todos los elementos básicos para elaborar información financiera de una organización.

La Hoja de Cálculo Microsoft Excel puede ser considerado un software contable si es que se configura para realizar el proceso contable. Obviamente presenta algunas limitaciones frente a las bases de datos (Software Contable) pero que no son importantes si es que se considera un número limitado de operaciones.

Somos de la opinión que todo software puede reunir las condiciones de ser “contable” si es que realiza de forma óptima el proceso contable, lógicamente las bases de datos se prestan para esta tarea, pero esta función puede ser asumida por una Hoja de Cálculo considerando los niveles de seguridad de información necesarios.