A propósito del empaste de libros contables en una Contabilidad Computarizada

Talleres con CPC Dionicio Canahua
SABADO 24 DE NOVIEMBRE – LIMA Taller Práctico Cierre Contable (con ASIENTOS) y Aplicación de la NIC 12
DOMINGO 25 DE NOVIEMBRE – LIMA Taller Contable y Tributario para ONG y Asociaciones sin Fines de Lucro
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CPC Dionicio Canahua

Uno de los aspectos más consultados en el caso de una Contabilidad Computarizada es determinar los plazos para efecto de realizar en empaste de los libros y registros, el artículo 5 de la Resolución de Superintendencia 234-2006 /SUNAT señala algunos aspectos que son motivo de comentario en la presente entrega:

“(…)  Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.

La obligación señalada en el párrafo anterior no será de aplicación cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables.(…) ”

De aquí que podemos determinar un límite con respecto al número de folios de un libro o registro, nos referimos a los 20 folios; presentándose dos situaciones:

a) Un libro tiene 20 o más folios.- En este caso  necesariamente debe empastarse hasta por un ejercicio gravable.

b) Un libro tiene de 0 a 19 folios.- Aquí podemos empastar dos o mas ejercicios gravables.

Otro aspecto interesante es el referido a que un determinado libro tenga un movimiento en un ejercicio de 500 folios ¿es necesario que vaya todo en un solo empaste?, de lo glosado anteriormente podemos determinar que el limite es con respecto al número de ejercicios en un empaste más no si hay varios empastes para un mismo ejercicio, lo cual si es permitido. Podemos entonces presentar 5 empastes de 100 folios o 4 empastes de 125 folios, y así sucesivamente.

“ (…) Para efecto de lo dispuesto en el primer párrafo del numeral precedente, el empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.

Para efecto de lo dispuesto en el segundo párrafo del numeral precedente, el empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas.
En ambos casos, se deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible. (…) ”

Para este segundo bloque de párrafos encontramos precisiones relacionadas a la fecha máxima en el cual se debe empastar los libros y/o registros. Con ello tenemos dos tipos de plazos con respecto al tema de libros: en un primer grupo – legalización y atraso – y en un segundo grupo – empaste-  este último límite es exclusivo de una contabilidad llevado en un sistema contable, mientras que el primer era para un sistema manual y computarizado.

Con respecto al computo de los plazos debemos de considerar la base de un año, es decir si un libro solo tiene operaciones hasta el mes de agosto del 2010 el computo es los cuatro primeros meses del año 2011, si tenemos operaciones hasta  diciembre del 2010 el computo también será para los cuatro primeros  meses del 2011 (valga la redundancia).

Pero que sucede si se tiene el siguiente detalle: Las operaciones del ejercicio 2010 alcanzaron 5 folios y las del 2011 10 folios, aquí cabe la posibilidad de postergar el empaste siempre y cuando presumamos que con las operaciones del 2012 no alcanzaremos los 20 folios. Una actitud prudente seria empastar los 15 folios. Pero, el límite de los 4 meses ¿Qué ejercicio afecta?. No puede ser el 2011 porque correspondería tan solo a las operaciones del 2010, en todo caso corresponde a los cuatro primeros meses del año 2012 considerando que se opto por empastar los ejercicios 2010 y 2011.

Como es lógico, debido a que la legalización se efectúa sobre folios en blanco, se deben adjuntar en el empaste  todos los folios que han sido anulados, tachándolos o inutilizándolos de manera visible.

“(…)  Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. (…)”

Lo señalado anteriormente es una consecuencia de la legalización de todos los folios, en caso de haber un sobrante como es lógico se usa para las operaciones del siguiente ejercicio.

“(…) De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde. (…) ”

Este último párrafo presenta una aclaración en el caso de que haya varios empastes que correspondan a un solo ejercicio, estableciéndose la obligación de colocar una fotocopia de la legalización en cada uno de los tomos.