Necesidad de Implantar la Contabilidad de Costos en las Entidades Públicas

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(*) CPC. GUILLERMO MAYOR GAMERO

De acuerdo al concepto de algunos autores, la Contabilidad de Costos es una técnica muy bien desarrollada y una herramienta básica para la toma de decisiones y la mayoría de los administradores competentes y contadores de costos y gerenciales saben como deben administrar los costos de producción y/o de servicios

En la actualidad existe ya una tendencia y más aún una necesidad en el desarrollo de un sistema de contabilidad de costos adecuado a las actividades que las entidades públicas realizan, pero en algunos casos los sistemas para determinar los costos no son los adecuados, haciendo que el proceso de generación del resultado contable, no sea el correcto para la toma de decisiones estratégicas y tampoco permita ser exhibidos en los reportes gerenciales.

Para el desarrollo de estos sistemas de costos se deberá enlazar los costos con la contabilidad financiera y darle precisión a la dinámica de los inventarios en proceso y estudiar el proceso que añade valor al producto o servicios, es decir elaborar un cambio estructural actual de costos y de la dinámica contable.

Al respecto, sería necesario aplicar un sistema, que no sólo nos lleve a conocer el costo del producto o servicio sino el costo de la forma de entregarlo, incluyendo las actividades relacionadas con el tipo del cliente o usuario o canal de distribución por el que se le está haciendo llegar.

Para saber si una entidad tiene necesidad de implantar sistemas de costos para sus procesos y productos o servicios, debe considerar la complejidad de la gama de productos que produce o de los insumos que requiere, así como el número de trabajadores indirectos que apoyan la entrega de productos o servicios o del número de departamentos involucrados, de la diversidad de clientes o usuarios y de la variedad de servicios que éstos le consumen. La diversidad de elementos puede ser la clave de la necesidad. Otra forma de apoyar la decisión de usar o no costos más precisos en una entidad, está en función de la actitud de los usuarios de los costos.

En el pasado las organizaciones eran rentables, o si eran del sector no lucrativo, contaban con amplios fondos. También anteriormente, las organizaciones eran más sencillas que ahora, con menor variedad y diversidad de productos, servicios y clientes. Por consiguiente en el pasado las organizaciones podían cometer errores que quedaban compensados con las utilidades, ocultando así los errores o pobres decisiones.

Hoy en día, los márgenes de error son más reducidos. Las empresas, no pueden cometer tantos errores como en el pasado. Actualmente, la elaboración de las cotizaciones, las decisiones sobre inversiones de capital, requieren de un lápiz muy afilado. La mayoría de los competidores comprende la relación de causa – efecto que impulsa a los costos.

En la actualidad, la organización de los entes públicos tienen que volverse ágiles y capaces de modificar su estructura de trabajo y de costos. Esto no es muy difícil de lograr cuando el titular de la organización comprende su estructura de costos y su impacto económico.

Muchas organizaciones requieren la información exclusivamente para fines estratégicos. Sus costos indirectos se han visto incrementados enormemente por la complejidad y proliferación de productos y clientes, y no cuentan con una manera adecuada de asociar los costos con quién o qué los ocasiona.

Las organizaciones, ya no pueden darse el lujo de adivinar intuitivamente con quién y dónde están obteniendo utilidades, sino que deben administrar los costos de sus procesos y eliminar el desperdicio y la capacidad no utilizada.

Muchos sistemas de contabilidad financiera se utilizan como instrumentos de control y vigilancia contable, cuando el mejor uso de la información financiera es para la planeación predictiva, estimación de costos y soporte de decisiones. Los sistemas de contabilidad tradicionales fallan en su cometido mediante sus prorrateos primarios, secundarios y hasta terciarios, que no resultan más que en asignaciones arbitrarias, ya que desconocen cualquier análisis de causalidad.

Por ejemplo en el ámbito de las entidades públicas, aquellas que pretendan evaluar su eficiencia deberán considerar un análisis de costos como una herramienta fundamental para llevar a cabo una mejor gestión de sus recursos. La omisión de ello, ocasiona un desconocimiento del valor de los bienes o servicios prestados o producidos, provocando desigualdad en la atención de la población y deteriorando la calidad del producto o servicio.

La implantación de un sistema de costos permitirá disponer de información permanentemente actualizada referida al comportamiento y estructura de costos incurridos y a la eficiencia productiva de los servicios.

Los costos obtenidos, servirán también para que las autoridades respectivas puedan comparar la eficiencia relativa en la asignación de recursos.

La puesta en marcha de la contabilidad analítica y gubernamental, requiere unas circunstancias determinadas, siendo el punto de partida las cuentas de costos de explotación de contabilidad general.

La utilización del nuevo plan general gubernamental como parte de la normalización contable (análogo al de otros países europeos) exige a los centros sanitarios, hospitales, entidades que elaboran productos pesqueros al igual que al resto de empresas, tales como las que cultivan productos agrícolas de consumo masivo, una adaptación sectorial a un nuevo plan.

En conclusión, consideramos que en el plan contable gubernamental debería oficializarse el plan de cuentas analítico de explotación, a efecto que ello permita que las entidades públicas reflejen su gestión, basadas en reportes gerenciales con la finalidad de potenciar sus servicios o productos, así como la eliminación de los no rentables.

(*) FUNCIONARIO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA DEL LA NACIÓN DOCENTE EN LA UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

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